Theo dõi mẫu thử bằng một bảng đơn giản

Một bảng tính là đủ để theo dõi mẫu thử của một đội nhỏ, với điều kiện nó có đúng cột và được cập nhật ngay trong ngày duyệt mẫu. Ở Color of Vietnam, bảng này là trí nhớ chung: mẫu nào đang ở đâu, đã quyết định gì, vì sao, và thanh mẫu lưu nằm trong hộp số mấy. Bài này kể cách chúng tôi dựng bảng, đặt mã, đánh phiên bản, và một lần thiếu một cột làm cả đội đi tìm một thanh.

Vì sao là một bảng tính

Đội nhỏ cần một chỗ duy nhất mà ai cũng mở được, kể cả trên điện thoại khi đang đứng ở nhà máy đối tác. Bảng tính làm được việc đó mà không cần ai học phần mềm. Thứ quyết định bảng có sống hay không không phải công cụ, mà là một luật: mẫu nào lên bàn duyệt thì dòng của nó được cập nhật trước khi hết ngày. Khi bảng tính không còn đủ, thường vì quá nhiều sản phẩm hoặc quá nhiều người, lúc đó mới cần phần mềm. Không phải trước.

Những cột đáng có

Mỗi dòng là một mẫu. Các cột chúng tôi giữ:

• Mã mẫu: cách gọi duy nhất, in lên phiếu mẫu và hộp mẫu lưu.
• Nhãn và sản phẩm: để lọc theo nhãn khi họp.
• Phiên bản và mẻ: số phiên bản của công thức, chữ cái của mẻ.
• Ngày nhận và nơi làm: bếp thử hay dây chuyền của nhà máy đối tác. Hai nơi cho hai loại kết luận khác nhau.
• Thay đổi so với bản trước: đúng một dòng, đúng một biến. Cột này bắt buộc, vì không có nó thì phiên bản mới chỉ là một con số.
• Kết luận: đạt, chưa đạt, hoặc chỉnh và thử lại.
• Lý do: một câu.
• Việc tiếp theo, người làm, hạn.
• Mẫu lưu: hộp số mấy, và ngày nếm lại.
• Bảng quy cách đi kèm: phiên bản nào.

Những cột đã bị bỏ sau một thời gian: điểm số trên mười, vì không ai chấm giống nhau; cột mô tả dài, vì không ai đọc; và cột ghi chú chung, vì nó thành chỗ chứa mọi thứ không ai muốn phân loại.

Đặt mã và đánh phiên bản

Mã mẫu của chúng tôi gồm ba phần viết liền: chữ viết tắt của sản phẩm, số phiên bản hai chữ số, và chữ cái của mẻ. Đọc mã là biết đây là sản phẩm gì, bản thứ mấy, mẻ nào. Mã in lên phiếu đi cùng mẫu và lên hộp mẫu lưu, nên bàn duyệt, bảng tính và kệ mẫu nói cùng một thứ tiếng.

Luật đánh phiên bản có ba dòng:

• Đổi công thức hoặc đổi quy trình là phiên bản mới, dù thay đổi nhỏ đến đâu.
• Làm lại cùng công thức, ví dụ mẻ thứ hai ở nhà máy để kiểm tra độ lặp lại, thì giữ số phiên bản và tăng chữ cái mẻ.
• Không sửa dòng cũ. Mẫu nếm lại sau vài tuần là một dòng mới trỏ về mã cũ, không phải sửa kết luận cũ.

Mỗi sản phẩm có đúng một dòng được đánh dấu là mẫu chuẩn hiện hành. Khi bảng quy cách đổi phiên bản, dòng mẫu chuẩn cũng ghi lại số phiên bản mới, để hai tài liệu không lệch nhau.

Nhật ký quyết định nằm ngay trong bảng

Chúng tôi không giữ một nhật ký quyết định riêng cho mẫu thử. Lọc bảng theo sản phẩm là thấy cả lịch sử: bản một chưa đạt vì gì, bản hai chỉnh gì, bản ba được duyệt và đang là mẫu chuẩn. Những dòng chưa đạt có giá trị nhất, vì chúng ngăn đội thử lại cùng một thứ sau nửa năm. Bảng được mở ở giờ kế hoạch đầu tuần, và khi hệ thống nhà máy đối tác hỏi bản nào đã được duyệt, câu trả lời lấy từ bảng chứ không từ trí nhớ ai.

Một ví dụ: cột mẫu lưu ở đâu

Có lần chúng tôi cần một thanh PLAY Nutrition đúng phiên bản mẫu chuẩn hiện hành để gửi kèm bộ mẫu cho một nhà mua hàng. Bảng nói rõ phiên bản nào. Bảng không nói thanh đó nằm ở đâu. Ba người tìm trong ngăn kéo, tủ mát và một thùng giấy dưới bàn, mất gần một buổi, rồi thấy thanh đó trong một hộp ghi mã cũ từ lần đổi cách đặt mã.

Chiều hôm đó bảng có thêm hai cột. Cột chỗ để mẫu lưu ghi số hộp và vị trí kệ. Cột ngày nếm lại ghi mốc phải mang mẫu ra nếm để xem thanh thay đổi thế nào theo thời gian. Hộp mẫu lưu được đánh số lại, mỗi hộp một tờ liệt kê mã bên trong. Từ đó, mẫu lưu được nếm đúng lịch thay vì khi nhớ ra, và những ghi chú về thanh cứng lên hay mềm đi sau vài tuần bắt đầu xuất hiện đều trong bảng. Một cột nhỏ làm bảng đáng tin hơn nhiều, vì nó không chỉ ghi điều đã quyết định, mà ghi cả thứ đang nằm thật trên kệ.

Nếu bạn muốn là người giữ bảng này và học cách ra quyết định từ nó, vị trí Fresher Product R&D (FMCG) tại Hà Nội của chúng tôi đang mở trên trang Tuyển dụng. Nếu bạn là nhà mua hàng muốn biết mẫu mình nhận thuộc phiên bản nào và đã qua những gì, hãy liên hệ, chúng tôi sẽ gửi kèm phần lịch sử của đúng mã mẫu đó.