Bán hàng B2B thực phẩm: hồ sơ chào hàng cần gì

Hồ sơ chào hàng (sales kit, bộ tài liệu gửi cho người mua doanh nghiệp) của một nhãn snack cần năm phần: bảng thông tin sản phẩm, bản sao chứng nhận của nơi sản xuất, cấu trúc giá, bộ mẫu và ghi chú về thời gian giao hàng. Người mua B2B (business to business, bán cho doanh nghiệp thay vì cho người tiêu dùng) không mua vì lời giới thiệu hay. Họ mua khi hồ sơ trả lời đủ câu hỏi để họ quyết định mà không phải hỏi lại nhiều lần. Bài này dành cho người muốn làm sales B2B thực phẩm, và cho đối tác đang cân nhắc hỏi chúng tôi về sản phẩm.

Người mua B2B đọc hồ sơ như thế nào

Một người mua ở nhà phân phối, chuỗi cửa hàng hay công ty nhập khẩu thường xem nhiều nhà cung cấp trong một tuần. Họ không đọc từ đầu đến cuối. Họ tìm câu trả lời cho vài câu quen: đây là gì, làm ở đâu, có giấy tờ gì, giá bao nhiêu ở mức nào, khi nào giao được, và nếu có vấn đề thì ai chịu trách nhiệm.

Hồ sơ tốt vì thế được xếp theo đúng thứ tự câu hỏi của người mua, không theo thứ tự chúng tôi thích kể. Mỗi phần một trang nếu được. Số và quy cách viết rõ, đơn vị thống nhất. Câu chuyện thương hiệu có chỗ, nhưng ở cuối, và ngắn.

Năm phần của một hồ sơ chào hàng

• Bảng thông tin sản phẩm (product sheet): tên sản phẩm và nhãn, thành phần, chất gây dị ứng, khối lượng tịnh, quy cách đóng gói theo gói, thùng và pallet, hạn dùng, cách bảo quản, mã vạch, ảnh sản phẩm. Một trang cho mỗi sản phẩm.
• Chứng nhận của nơi sản xuất: bản sao chứng nhận ISO 22000 (hệ thống quản lý an toàn thực phẩm), chứng nhận Halal và đăng ký cơ sở với FDA Hoa Kỳ, kèm ngày hết hạn và tình trạng gia hạn nếu có. Với sản phẩm của chúng tôi, đó là chứng nhận của hệ thống nhà máy đối tác tại khu công nghiệp Thạch Thất – Quốc Oai, Hà Nội.
• Cấu trúc giá: giá theo từng mức số lượng, điều kiện giao hàng, thời hạn hiệu lực của báo giá, đồng tiền, điều khoản thanh toán. Không cần giá thấp nhất, cần giá rõ ràng và nhất quán.
• Bộ mẫu: mẫu thật của những sản phẩm đang chào, kèm bảng thông tin tương ứng và ngày sản xuất của mẫu.
• Ghi chú giao hàng: số lượng đặt tối thiểu, thời gian từ khi xác nhận đơn đến khi hàng sẵn sàng, và những gì có thể linh hoạt cho đơn đầu tiên.

Thiếu phần nào, người mua cũng sẽ hỏi. Và mỗi lần hỏi lại là một lần chờ, ở cả hai phía.

Việc của người làm sales là giữ hồ sơ đúng

Ở một công ty nhỏ, người làm sales B2B không chỉ gửi hồ sơ. Người đó giữ cho hồ sơ luôn đúng với sản phẩm hiện tại. Công thức đổi, bao bì đổi, chứng nhận gia hạn, giá nguyên liệu đổi, tất cả phải vào hồ sơ trước khi hồ sơ đến tay người mua tiếp theo.

Cách chúng tôi làm: mỗi sản phẩm có một bảng thông tin đánh số phiên bản và ghi ngày. Khi R&D hoặc bộ phận bao bì thay đổi bất kỳ dòng nào, người phụ trách cập nhật bảng và tăng số phiên bản. Trước khi gửi, người làm sales mở bảng mới nhất, đối chiếu với mẫu thật trong tay, rồi mới gửi. Việc này mất vài phút và tránh được tình huống khó xử nhất: người mua cầm một gói thật và thấy nó không giống tờ giấy.

Một lần chuẩn bị hồ sơ cho dòng bánh gạo Let's PLAY

Gần đây một nhà phân phối trong nước hỏi về bánh gạo Let's PLAY cho kênh cửa hàng tiện lợi. Chúng tôi gửi bảng thông tin của các vị đang có, bản sao chứng nhận của hệ thống nhà máy đối tác, bảng giá theo mức số lượng và một thùng mẫu.

Câu hỏi đầu tiên quay lại không phải về giá. Người mua hỏi một thùng chứa bao nhiêu túi, kích thước thùng, và bao nhiêu thùng xếp được trên một pallet, vì kệ và kho của họ tính theo thùng. Bảng thông tin của chúng tôi lúc đó ghi rõ quy cách túi, nhưng dòng về thùng và pallet chưa đủ. Chúng tôi hỏi lại hệ thống nhà máy đối tác, đo lại, và thêm ba dòng đó vào bảng của mọi sản phẩm, không chỉ bánh gạo.

Bài học không mới nhưng đáng ghi: người mua B2B nghĩ bằng thùng và pallet, người làm sản phẩm nghĩ bằng gói. Hồ sơ phải nói ngôn ngữ của người mua.

Những gì không nên có trong hồ sơ

Hồ sơ chào hàng không phải chỗ cho lời hứa. Chúng tôi không ghi con số thị trường, không ghi những gì chưa có chứng nhận, không ghi hạn dùng chưa được thử. Chúng tôi cũng không ghi rằng sản phẩm đã có mặt ở nơi nào đó nếu điều đó chưa xảy ra. Chúng tôi đang chuẩn bị cho xuất khẩu và chưa công bố thị trường, nên hồ sơ nói đúng như vậy.

Một hồ sơ nói ít mà đúng làm người mua tin hơn một hồ sơ nói nhiều mà phải kiểm tra lại. Đó là giá trị Nói thật áp vào việc bán hàng.

Nếu bạn muốn làm việc trong một đội nhỏ, nơi người làm sản phẩm và người bán hàng dùng chung một bảng thông tin, hãy xem hai vị trí đang mở trên trang Tuyển dụng. Nếu bạn là nhà phân phối hay nhà nhập khẩu muốn nhận hồ sơ chào hàng cho bốn nhãn, hãy liên hệ, chúng tôi sẽ gửi bản mới nhất kèm mẫu.