Bảo hiểm và trách nhiệm với hàng thực phẩm xuất khẩu

Với một lô thực phẩm xuất khẩu, có ba lớp rủi ro khác nhau và thường bị gộp làm một: hàng hư hỏng hay mất trên đường đi, ai chịu rủi ro ở chặng nào, và trách nhiệm khi sản phẩm gây vấn đề cho người ăn. Bảo hiểm hàng hoá lo lớp thứ nhất. Incoterms trả lời lớp thứ hai. Lớp thứ ba không chuyển giao được bằng điều kiện giao hàng nào. Nó ở lại với chủ nhãn, và cách chuẩn bị cho nó là hồ sơ truy xuất cùng một kế hoạch thu hồi có sẵn. Bài này viết cho đối tác mua hàng và cho người trong đội đang chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu của Color of Vietnam.

Bảo hiểm hàng hoá trả cho cái gì

Bảo hiểm hàng hoá vận chuyển (cargo insurance) là hợp đồng trả tiền khi hàng bị mất hoặc hư hỏng trong lúc vận chuyển: container rơi xuống biển, tàu gặp sự cố, hàng bị ướt, bị trộm, bị cháy. Phần lớn hợp đồng viết theo bộ điều khoản do thị trường bảo hiểm London ban hành, thường gọi là ICC (Institute Cargo Clauses, điều khoản bảo hiểm hàng hoá):

• ICC (A): bảo hiểm mọi rủi ro, trừ các loại trừ ghi rõ. Rộng nhất, phí cao nhất.
• ICC (B): bảo hiểm một danh sách rủi ro có tên, thêm vài trường hợp như nước biển tràn vào hầm hàng.
• ICC (C): danh sách hẹp nhất, chủ yếu là tai nạn lớn của tàu hoặc xe.

Với snack và thanh dinh dưỡng, thứ hay xảy ra không phải tàu chìm mà là thùng ướt, thùng móp, nhiệt độ cao làm lớp cacao chảy. Nhiều trong số đó không nằm trong ICC (C). Vì thế khi ai đó nói hàng đã có bảo hiểm, câu hỏi tiếp theo nên là bảo hiểm theo điều khoản nào và giá trị bao nhiêu. Thông lệ chung là mua bằng 110% giá trị CIF của lô hàng, phần thêm để bù lợi nhuận và chi phí phát sinh. Nhưng đó là tập quán, không phải luật, và có thể thoả thuận.

Một điểm nữa: bảo hiểm hàng hoá không trả cho lỗi của chính sản phẩm. Thanh hạt bị mềm vì công thức chưa ổn định thì không phải chuyện của công ty bảo hiểm.

Ai chịu rủi ro ở chặng nào

Câu hỏi này do điều kiện giao hàng Incoterms trả lời, và cần tách hai việc: điểm chuyển rủi ro và bên mua bảo hiểm.

• Với FOB hay FCA, rủi ro chuyển sang người mua khi hàng lên tàu hoặc giao cho người vận chuyển. Từ đó, hàng hỏng là chuyện của người mua, và người mua thường tự mua bảo hiểm cho chặng biển.
• Với CIF và CIP, người bán phải mua bảo hiểm cho người mua. Theo Incoterms 2020, CIF chỉ yêu cầu mức tối thiểu ICC (C), còn CIP yêu cầu ICC (A). Nhưng rủi ro vẫn chuyển ở cảng đi. Người bán trả tiền bảo hiểm chứ không gánh rủi ro.
• Với DAP, người bán chịu rủi ro tới tận địa điểm giao ở nước đến, và nên tự mua bảo hiểm cho toàn chặng.

Điều dễ nhầm nhất là nghĩ rằng ai trả cước thì người đó chịu rủi ro. Không phải. Ở CIF, người bán trả cước và bảo hiểm, nhưng nếu hàng ướt giữa biển thì người mua là bên đi đòi bảo hiểm. Khi hai bên hiểu khác nhau về điểm này, tranh cãi nổ ra đúng lúc tệ nhất.

Trách nhiệm sản phẩm không đi theo container

Lớp thứ ba là trách nhiệm sản phẩm (product liability): khi một người ăn gặp vấn đề vì sản phẩm, hoặc khi cơ quan quản lý ở nước nhập khẩu yêu cầu thu hồi. Không điều kiện Incoterms nào chuyển lớp này đi. Sản phẩm mang nhãn PLAY Nutrition hay Let's PLAY thì trách nhiệm là của Color of Vietnam, dù hàng được sản xuất tại hệ thống nhà máy đối tác và đã bán qua ba tầng phân phối.

Ở một số thị trường, nhà nhập khẩu hoặc chuỗi bán lẻ yêu cầu người bán có bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm với mức bồi thường tối thiểu. Đây là loại bảo hiểm khác hẳn bảo hiểm hàng hoá, mua theo năm, không theo lô. Khi được hỏi, chúng tôi trả lời thật mình đang có gì và đang chuẩn bị gì, thay vì gật đầu rồi tính sau.

Cái mà mọi thị trường đều cần, dù có bảo hiểm hay không, là khả năng thu hồi: biết một lô hàng gồm nguyên liệu nào, chạy ngày nào, đã đi đâu, và gọi được cho ai trong vài giờ.

Sẵn sàng thu hồi nghĩa là gì

Chúng tôi coi sẵn sàng thu hồi là một bộ hồ sơ luôn cập nhật cộng với một buổi tập. Bộ hồ sơ gồm:

• Mã lô in trên từng gói và từng thùng, khớp với biên bản sản xuất của nhà máy đối tác.
• Hồ sơ nguyên liệu của lô: COA (certificate of analysis, phiếu kết quả phân tích) và nhà cung cấp của từng nguyên liệu.
• Sổ theo dõi lô đã giao cho ai, số lượng bao nhiêu, ngày nào.
• Danh sách liên lạc: nhà máy đối tác, nhà nhập khẩu, đơn vị vận chuyển, cơ quan quản lý liên quan.
• Một trang quy trình: ai quyết định thu hồi, ai thông báo, ai giữ hàng, ai viết báo cáo.

Buổi tập gọi là thu hồi giả định (mock recall). Gần đây chúng tôi chọn ngẫu nhiên một mã lô thanh năng lượng PLAY Nutrition vị cacao đang lưu kho, rồi cùng nhà máy đối tác truy ngược: lô cacao, yến mạch và hạt điều nào đã vào mẻ đó, COA của từng lô, ngày chạy máy, mẫu lưu ở đâu. Sau đó truy xuôi: lô đã xuất kho cho ai. Chúng tôi bấm giờ. Phần truy ngược nhanh, vì nhà máy giữ hồ sơ theo lô rất tốt. Phần truy xuôi chậm hơn dự kiến, vì sổ giao hàng của chúng tôi ghi theo đơn, chưa ghi theo mã lô. Việc sửa đơn giản: thêm một cột mã lô vào phiếu xuất kho. Không có buổi tập, chúng tôi sẽ chỉ phát hiện lỗ hổng đó vào ngày cần thu hồi thật.

Điều chúng tôi nói với đối tác

Khi bàn với một nhà nhập khẩu, chúng tôi cố gắng đưa ba lớp này lên bàn ngay từ đầu, thay vì để chúng nằm trong điều khoản nhỏ của hợp đồng:

• Điều kiện giao hàng nào, rủi ro chuyển ở đâu, bên nào mua bảo hiểm và theo ICC nào.
• Hồ sơ lô và cách truy xuất mà chúng tôi và nhà máy đối tác đang giữ.
• Cách hai bên liên lạc nếu có sự cố, kể cả ngoài giờ.

Chúng tôi đang chuẩn bị cho xuất khẩu và chưa công bố thị trường nào, nên mọi câu trả lời ở đây là những gì chúng tôi đã tập và đang hoàn thiện, không phải thành tích. Nói thật ở giai đoạn này rẻ hơn nhiều so với nói thật sau một sự cố.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối muốn xem cách chúng tôi truy xuất một lô hàng, hãy liên hệ, chúng tôi sẵn sàng làm một buổi thu hồi giả định cùng bạn. Nếu bạn muốn làm việc ở nơi hồ sơ lô được coi trọng như công thức, hãy xem trang Tuyển dụng.