Email đầu tiên gửi một nhà nhập khẩu

Email đầu tiên gửi một nhà nhập khẩu nên đọc hết trong dưới một phút. Nó chứa hai dòng về chúng tôi là ai, một lý do vì sao viết cho đúng họ, hai hay ba sản phẩm hợp với danh mục họ đang bán, một câu hỏi cụ thể, và một tệp đính kèm duy nhất. Nó không chứa câu chuyện thành lập, toàn bộ 20 sản phẩm, bảng giá, hay tám tệp chứng nhận. Bài này kể cách chúng tôi viết lại email đó, để người mới làm bán hàng B2B có mẫu, và để nhà nhập khẩu biết sẽ nhận được gì từ chúng tôi.

Người nhận đọc email này thế nào

Người mua ở một nhà nhập khẩu nhận rất nhiều email chào hàng. Họ mở, lướt trong vài giây, và tự trả lời hai câu: bên này có hợp với thứ mình đang tìm không, và có đáng mất năm phút trả lời không. Email dài không giúp trả lời hai câu đó nhanh hơn. Email ngắn và đúng chỗ thì có.

Vì thế trước khi viết, việc đầu tiên là đọc về họ. Danh mục họ nhập, kênh họ bán vào, nhóm sản phẩm họ đang thiếu, và tên người phụ trách ngành hàng nếu tìm được.

Một email tốt gồm gì

Chúng tôi giữ email đầu tiên trong năm phần, mỗi phần một đến ba câu:

• Chúng tôi là ai: Color of Vietnam, công ty ở Hà Nội, sở hữu bốn nhãn snack và thanh dinh dưỡng, sản xuất tại hệ thống nhà máy đối tác có ISO 22000:2018, Halal và đăng ký cơ sở FDA.
• Vì sao viết cho họ: một câu cho thấy chúng tôi đã đọc về họ, ví dụ nhóm hàng họ đang phân phối hoặc kênh họ mạnh.
• Sản phẩm hợp: hai hay ba sản phẩm cụ thể, mỗi sản phẩm một dòng, chọn theo danh mục của họ chứ không theo thứ chúng tôi thích nhất.
• Một câu hỏi: hỏi đúng một thứ để họ dễ trả lời, ví dụ họ có nhận mẫu thử cho nhóm thanh hạt không.
• Bước tiếp theo: chúng tôi sẵn sàng gửi mẫu và bảng thông tin đầy đủ, và tên người liên hệ ở phía chúng tôi.

Đính kèm là một trang thông tin sản phẩm cho các mã đã nêu: ảnh, thành phần, chứng nhận liên quan, quy cách thùng, hạn dùng. Một trang, không phải bộ hồ sơ.

Điều chúng tôi bỏ ra khỏi email

Phần khó nhất của email đầu tiên là phần cắt đi. Chúng tôi bỏ:

• Câu chuyện công ty. Người mua chưa cần biết chúng tôi bắt đầu thế nào.
• Danh sách đủ 20 sản phẩm. Nhiều lựa chọn quá làm người đọc không chọn gì.
• Bảng giá. Giá cần điều kiện giao hàng, số lượng và cảng đến, nên gửi sớm chỉ tạo hiểu lầm.
• Tệp chứng nhận. Nêu trong một dòng là đủ, bản đầy đủ gửi khi họ yêu cầu.
• Tính từ. Chất lượng cao, thơm ngon, độc đáo không nói được gì. Tên nguyên liệu nói được nhiều hơn.

Và một điều chúng tôi không bao giờ viết: rằng sản phẩm đã có mặt ở thị trường này hay thị trường kia. Color of Vietnam đang chuẩn bị xuất khẩu và chưa công bố thị trường nào. Trong email, chúng tôi nói đúng như thế. Một nhà nhập khẩu kỹ tính coi sự thẳng thắn này là điểm cộng, vì họ biết mình sẽ được nói thật về mọi thứ khác.

Bản trước và bản sau

Bản đầu tiên chúng tôi viết cho một nhà nhập khẩu ở một thị trường đang tìm hiểu dài gần một trang. Nó mở bằng hai đoạn giới thiệu công ty, liệt kê cả bốn nhãn với đủ vị, đính kèm bản sao ba chứng nhận và một bảng giá sơ bộ.

Bản thứ hai chỉ còn năm đoạn ngắn. Phần sản phẩm nêu hai mã thanh hạt Natural & Healthy, vì danh mục của họ có nhóm thanh hạt nhưng chưa có sản phẩm gốc hạt điều, và một mã bánh gạo Let's PLAY vì họ đang mở rộng nhóm snack gạo. Câu hỏi duy nhất là họ có nhận mẫu thử cho hai nhóm này không, và họ thường cần thông tin gì kèm mẫu. Đính kèm một trang. Bản này gửi đi, và điều chúng tôi học được nằm ở chỗ khác: viết bản hai mất nhiều thời gian hơn bản một, vì phải chọn.

Sau khi bấm gửi

Email đầu tiên chỉ mở cửa. Việc còn lại là theo đến cùng:

• Ghi ngày gửi và nội dung vào bảng theo dõi khách hàng tiềm năng.
• Nếu chưa có trả lời sau khoảng một tuần, gửi một email nhắc ngắn với một thông tin mới, ví dụ một sản phẩm vừa có bản mẫu, thay vì hỏi đã đọc chưa.
• Nếu có trả lời, gửi mẫu và bảng thông tin đầy đủ trong thời gian đã hứa, và trả lời từng câu hỏi bằng dữ liệu thật.
• Nếu họ từ chối, cảm ơn và hỏi một câu: điều gì ở sản phẩm hoặc điều kiện khiến chưa hợp. Câu trả lời đó có giá trị cho bản email tiếp theo.

Nếu bạn muốn học viết những email như thế và theo chúng đến cùng, hãy theo dõi trang Tuyển dụng của chúng tôi. Nếu bạn là nhà nhập khẩu và muốn nhận đúng email năm đoạn kể trên kèm mẫu thử, hãy viết cho chúng tôi qua trang Liên hệ.