Bộ chứng từ xuất khẩu thực phẩm cơ bản

Một lô thực phẩm xuất khẩu đi cùng một bộ chứng từ khá giống nhau ở mọi thị trường: hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng hoặc đơn hàng, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận y tế hoặc kiểm dịch khi nơi nhận yêu cầu, phiếu phân tích theo lô, vận đơn, và bản sao chứng nhận của nhà máy. Color of Vietnam chưa xuất khẩu và chưa công bố thị trường, nhưng chúng tôi đã soạn nháp bộ này cho một lô giả định. Bài viết đi qua từng nhóm giấy và kể chúng tôi học được gì từ bản nháp đó.

Nhóm một: chứng từ thương mại

Đây là những giấy mô tả giao dịch. Ba tờ chính:

• Hoá đơn thương mại (commercial invoice): người bán, người mua, mô tả hàng, mã HS (mã phân loại hàng hoá dùng chung trong hải quan), số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng theo Incoterms, đồng tiền thanh toán.
• Phiếu đóng gói (packing list): số thùng, số đơn vị mỗi thùng, khối lượng tịnh và khối lượng cả bì, kích thước thùng, số pallet, mã lô và hạn dùng.
• Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng đã xác nhận.

Lỗi hay gặp nhất không nằm ở một tờ, mà ở chỗ ba tờ không khớp nhau: tên hàng viết khác nhau, đơn vị khối lượng đổi từ gam sang kilôgam giữa chừng, số thùng trên phiếu đóng gói lệch với hoá đơn. Hải quan và ngân hàng đối chiếu từng dòng, nên một chữ khác cũng thành một email hỏi lại.

Nhóm hai: nguồn gốc và an toàn

Nhóm này trả lời hai câu: hàng từ đâu và hàng có an toàn không.

• Chứng nhận xuất xứ, thường gọi là C/O (certificate of origin): do cơ quan có thẩm quyền hoặc phòng thương mại cấp, xác nhận hàng có xuất xứ Việt Nam theo tiêu chí của hiệp định hoặc quy tắc áp dụng. Người mua cần C/O để hưởng thuế ưu đãi nếu có. Muốn xin C/O, nhãn hàng phải kê nguồn gốc từng nguyên liệu chính.
• Chứng nhận y tế (health certificate): do cơ quan quản lý cấp cho lô hàng, xác nhận sản phẩm được sản xuất tại cơ sở đủ điều kiện và đạt các chỉ tiêu an toàn. Không phải thị trường nào cũng đòi, nhưng nhiều thị trường có.
• Chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate): áp dụng cho hàng gốc thực vật. Snack đã chế biến thường không cần, nhưng một số nơi vẫn hỏi, nên phải xác nhận trước với người mua.
• Phiếu kết quả phân tích theo lô, hay COA (certificate of analysis): kết quả kiểm nghiệm vi sinh, kim loại nặng hoặc chỉ tiêu khác của đúng lô xuất.

Nhóm ba: vận tải và giấy của nhà máy

• Vận đơn đường biển (bill of lading) hoặc vận đơn hàng không (air waybill): do hãng vận chuyển phát hành, vừa là biên nhận hàng vừa là chứng từ để nhận hàng ở cảng đến.
• Giấy bảo hiểm hàng hoá, nếu điều kiện giao hàng có bảo hiểm.
• Bản sao chứng nhận của cơ sở sản xuất. Với chúng tôi đó là ISO 22000:2018 (đang gia hạn), Halal của HCA được JAKIM công nhận, và đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA Hoa Kỳ của hệ thống nhà máy đối tác.
• Tuỳ thị trường: giấy chứng nhận lưu hành tự do (certificate of free sale), bảng quy cách sản phẩm, bản thiết kế nhãn đã duyệt.

Một ví dụ: bộ hồ sơ nháp cho một thùng thanh PLAY Nutrition

Chúng tôi lập một tập hồ sơ cho một thùng thanh PLAY Nutrition như thể thùng đó sắp lên container tuần sau. Mỗi tờ trong danh sách trên được soạn nháp, tờ nào chưa xin được thì ghi rõ xin ở đâu và mất bao lâu. Ba việc lộ ra ngay.

Thứ nhất, hoá đơn, phiếu đóng gói và bảng quy cách gọi cùng một sản phẩm bằng ba cách viết. Chúng tôi chốt một tên hàng chuẩn và một đơn vị khối lượng cho mọi giấy tờ. Thứ hai, ở phần C/O, yến mạch và nam việt quất trong thanh không trồng ở Việt Nam, nên tiêu chí xuất xứ phải được hỏi rõ với cơ quan cấp trước khi chúng tôi nói với người mua bất cứ điều gì về thuế ưu đãi. Bảng quy cách vì thế có thêm một cột: nguồn gốc từng nguyên liệu. Thứ ba, chứng nhận y tế cần phiếu phân tích của đúng lô, nghĩa là thời gian chờ kết quả kiểm nghiệm phải nằm trong lịch xuất hàng, không thể xếp sau.

Không có đơn hàng nào phía sau tập hồ sơ này. Nhưng khi đơn hàng thật đến, chúng tôi sẽ không học ba bài đó trong lúc tàu chờ.

Điều này có nghĩa gì với người mua và người làm nghề

Với nhà nhập khẩu, bộ chứng từ là thứ có thể hỏi chúng tôi trước cả mẫu thử. Nếu bạn có danh sách chứng từ riêng cho thị trường của mình, hãy gửi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ soạn theo đúng danh sách đó và nói rõ tờ nào có ngay, tờ nào cần xin. Liên hệ qua trang Liên hệ hoặc support@colorvietnam.com. Với ứng viên, người làm sản phẩm ở một công ty hướng tới xuất khẩu cần đọc được từng tờ trong bộ này, vì nhiều dòng trên đó lấy từ bảng quy cách do chính họ viết. Các vị trí đang tuyển của chúng tôi có trên trang Tuyển dụng.