Nhà nhập khẩu đánh giá một nhà cung cấp snack Việt Nam thế nào

Nhà nhập khẩu thường đánh giá một nhà cung cấp snack theo năm nhóm: hồ sơ và chứng nhận của cơ sở sản xuất, mẫu thử, bộ tài liệu sản phẩm, độ ổn định giữa các lô, và cách trao đổi. Thứ tự này gần như giống nhau ở mọi người mua nghiêm túc. Color of Vietnam chuẩn bị cho từng nhóm ngay từ bây giờ, trước khi có thị trường xuất khẩu đầu tiên.

Nhóm một: cơ sở sản xuất và chứng nhận

Câu hỏi đầu tiên của nhà nhập khẩu hiếm khi là về vị. Họ hỏi: sản phẩm được làm ở đâu, cơ sở đó có chứng nhận gì, ai cấp, phạm vi đến đâu và còn hiệu lực không. Với nhiều người mua, câu trả lời này quyết định có đọc tiếp hay không.

Những chứng nhận hay được hỏi:

• Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm: ISO 22000, HACCP (phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn), hoặc các chuẩn mà chuỗi bán lẻ lớn yêu cầu như BRCGS, FSSC 22000.
• Chứng nhận tôn giáo: Halal cho thị trường có đông người Hồi giáo, Kosher cho một số kênh khác.
• Đăng ký với cơ quan quản lý của nước nhập khẩu, ví dụ đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA Hoa Kỳ.

Chúng tôi trả lời câu này rất cụ thể. Sản phẩm được làm tại hệ thống nhà máy đối tác ở Hà Nội. Cơ sở này có ISO 22000:2018 (đang trong quá trình gia hạn), chứng nhận Halal do HCA cấp theo chương trình được JAKIM công nhận, và đăng ký cơ sở với FDA. Chúng tôi nói rõ chứng nhận thuộc về cơ sở sản xuất, kèm phạm vi và hiệu lực. Nếu người mua cần một chuẩn mà cơ sở chưa có, chúng tôi nói ngay là chưa có, thay vì hứa sẽ có.

Nhóm hai: mẫu thử

Sau hồ sơ là mẫu. Nhà nhập khẩu muốn mẫu đúng bao bì bán, đúng lô đang sản xuất, kèm ngày sản xuất và hạn dùng, không phải mẫu làm riêng để chào hàng. Họ nếm, đưa cho đội bán hàng nếm, đôi khi gửi phòng kiểm nghiệm độc lập. Người mua kỹ sẽ xin mẫu lần hai từ một lô khác để xem hai lô có giống nhau không.

Bộ mẫu của chúng tôi vì thế luôn lấy từ lô sản xuất thật, có mã lô, đi kèm bảng quy cách và COA (certificate of analysis, phiếu kết quả phân tích) của chính lô đó.

Nhóm ba: bộ tài liệu sản phẩm

Đây là phần mất nhiều thời gian nhất nếu chưa chuẩn bị, và gần như không mất thời gian nếu đã làm sẵn. Một bộ tài liệu đầy đủ cho một sản phẩm gồm:

• Bảng quy cách sản phẩm: thành phần theo thứ tự giảm dần, chất gây dị ứng, khối lượng tịnh, cảm quan.
• Thông tin dinh dưỡng trên 100 g và trên khẩu phần.
• COA thành phẩm và kết quả kiểm nghiệm vi sinh.
• Hạn dùng và cách xác định hạn dùng, điều kiện bảo quản.
• Xác nhận bao bì tiếp xúc thực phẩm đạt yêu cầu (food contact declaration).
• Mã HS (mã phân loại hàng hoá dùng cho hải quan), quy cách thùng, số thùng mỗi pallet, kích thước và khối lượng.
• Ảnh sản phẩm và bao bì, giá theo điều kiện giao hàng đã thống nhất.

Chúng tôi giữ bộ này cho cả 20 sản phẩm, cập nhật mỗi khi công thức hay bao bì đổi. Khi một nhà nhập khẩu hỏi về thanh hạt Natural & Healthy, việc cần làm chỉ là kiểm tra lại phiên bản mới nhất rồi gửi, không phải soạn từ đầu.

Nhóm bốn và năm: ổn định và trao đổi

Hai nhóm cuối không nằm trong giấy tờ nào nhưng quyết định đơn hàng thứ hai. Ổn định nghĩa là lô tháng sau ăn giống lô tháng trước. Nhà nhập khẩu kiểm tra điều này bằng mẫu lưu, bằng hồ sơ kiểm soát chất lượng theo lô, và bằng chính khách hàng của họ. Chúng tôi cùng đối tác sản xuất giữ mẫu lưu mỗi lô và hồ sơ kiểm tra trên chuyền, để khi có câu hỏi thì có thứ để so, không phải đoán.

Trao đổi là thứ người mua cảm nhận ngay từ email đầu tiên: trả lời trong bao lâu, có một đầu mối rõ ràng không, câu trả lời có đúng câu hỏi không, và có dám nói điều chưa sẵn sàng không. Một tình huống chúng tôi đã gặp: người mua hỏi sản phẩm đã bán ở thị trường nào. Câu trả lời thật là chúng tôi đang chuẩn bị xuất khẩu và chưa công bố thị trường nào. Chúng tôi nói đúng như vậy, rồi gửi kèm những gì đã sẵn sàng: hồ sơ cơ sở sản xuất, mẫu và bộ tài liệu. Nói thật ở bước này giúp cả hai bên đỡ mất thời gian về sau.

Danh sách để tự kiểm tra

Nếu bạn cũng đang chuẩn bị chào hàng cho nhà nhập khẩu, hãy tự hỏi năm câu: cơ sở sản xuất có chứng nhận gì và còn hiệu lực không; mẫu có lấy từ lô thật không; bộ tài liệu có đủ bảy mục ở trên không; hai lô gần nhất có giống nhau không; và email cuối cùng bạn gửi cho người mua có trả lời đúng câu họ hỏi không.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hay nhà phân phối muốn xem bộ hồ sơ và mẫu của một nhãn cụ thể, hãy nhắn cho chúng tôi qua trang Liên hệ. Nếu bạn muốn làm công việc chuẩn bị và trả lời những bộ hồ sơ như thế này, hãy xem các vị trí đang mở ở trang Tuyển dụng.