Mẫu thử xuất khẩu: gửi gì và gửi thế nào

Một bộ mẫu thử xuất khẩu tốt gồm sản phẩm ở bao bì thật, bảng thông số, ghi chú hạn dùng, bản sao chứng nhận của cơ sở sản xuất và một thư ngắn nói rõ mẫu này để làm gì. Cách gửi là chuyển phát nhanh, khai đúng là hàng mẫu, kèm thông tin để người nhận thông quan nhanh. Color of Vietnam đang chuẩn bị cho xuất khẩu, và đây là bộ mẫu chúng tôi dựng cho các cuộc trao đổi đầu tiên với nhà mua hàng.

Vì sao mẫu thử quyết định nhiều hơn bản chào giá

Nhà nhập khẩu đọc rất nhiều bản chào hàng, nhưng chỉ nếm được vài mẫu mỗi tuần. Mẫu là lúc duy nhất sản phẩm tự nói. Một bộ mẫu thiếu thông số thì người mua phải viết email hỏi lại, và mỗi lần hỏi lại là một lần họ có thể chuyển sang nhà cung cấp khác. Mẫu vì thế không chỉ là gói bánh, mà là gói bánh cộng với mọi thứ để người mua đánh giá được nó mà không cần hỏi thêm.

Trong thùng mẫu có gì

Chúng tôi xếp một bộ mẫu theo thứ tự người mở thùng sẽ nhìn thấy:

• Thư ngắn, một trang: mẫu này gửi cho ai, gồm vị nào, vì sao chúng tôi nghĩ nó hợp kênh của họ, và chúng tôi mong nhận phản hồi về điều gì.
• Sản phẩm ở bao bì thật, mỗi vị vài gói. Đủ để một nhóm nếm, để chụp ảnh và để giữ lại một gói theo dõi bao bì theo thời gian. Nếu bao bì đang là bản in thử, nói rõ.
• Bảng thông số sản phẩm, gọi là spec sheet: tên, thành phần, khối lượng tịnh, quy cách gói, số gói mỗi thùng, kích thước và khối lượng thùng, mã vạch nếu đã có.
• Ghi chú hạn dùng và bảo quản: hạn dùng dự kiến, điều kiện nhiệt độ và độ ẩm, tình trạng thử nghiệm hạn dùng đang ở đâu.
• Bản sao chứng nhận của hệ thống nhà máy đối tác: ISO 22000:2018 kèm ghi chú đang gia hạn, chứng nhận Halal, đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA. Ghi rõ cơ sở được cấp, phạm vi và thời hạn.
• Ảnh sản phẩm và bao bì ở bản in được, để người mua không phải tự chụp khi trình bày nội bộ.

Với thanh dinh dưỡng và thanh hạt, chúng tôi gửi kèm dòng ghi chú về chất gây dị ứng có trong công thức. Với bánh gạo và snack hũ của Let's PLAY, chúng tôi gửi thêm một hũ nguyên để người mua thấy bàn Ô ăn quan in trên bao bì.

Điều chúng tôi nói rõ ngay từ đầu

Có vài điều dễ bị bỏ qua khi gửi mẫu, và chúng tôi chọn viết thẳng vào thư:

• Mẫu này là mẻ thử hay mẻ sản xuất. Vị và kết cấu của mẻ sản xuất có thể lệch chút ít, và người mua có quyền biết.
• Chứng nhận nào thuộc về cơ sở sản xuất, chứng nhận nào thuộc về công ty. Với chúng tôi, chứng nhận thuộc hệ thống nhà máy đối tác, và chúng tôi ghi đúng như vậy.
• Điều chưa có: chúng tôi chưa công bố thị trường xuất khẩu nào, và nếu bao bì chưa có nhãn phụ theo yêu cầu thị trường của họ, chúng tôi nói rõ đó là việc sẽ làm cùng nhau.

Nói trước những điều này giúp cuộc trao đổi sau đó đi vào việc, thay vì đi vào chuyện đối chiếu.

Gửi thế nào để mẫu đến nơi còn nguyên

Snack khô không cần lạnh, nhưng vẫn cần cẩn thận. Chúng tôi chọn chuyển phát nhanh có theo dõi hành trình, đóng mẫu trong thùng carton cứng có lót, tránh để gói bánh gạo chịu lực ở đáy thùng. Với thanh có lớp phủ cacao, chúng tôi tránh gửi vào những tuần nắng gắt hoặc chọn dịch vụ nhanh hơn.

Trên tờ khai, hàng được ghi là mẫu không có giá trị thương mại, kèm mô tả rõ ràng là thực phẩm khô đóng gói, có thành phần. Một số nước cần thêm giấy tờ cho mẫu thực phẩm, nên trước khi gửi chúng tôi hỏi thẳng người nhận: hải quan bên bạn cần gì để nhận mẫu thực phẩm. Câu hỏi này tiết kiệm nhiều tuần chờ đợi.

Gửi xong, chúng tôi gửi email số vận đơn, danh sách những gì có trong thùng và ngày dự kiến đến. Hai ngày sau khi thùng đến nơi, chúng tôi hỏi thăm ngắn gọn, không giục.

Điều chúng tôi mong nhận lại

Mẫu thử là một cuộc trao đổi hai chiều. Chúng tôi gửi kèm một biểu mẫu phản hồi ngắn, để người mua ghi nhanh: vị nào ổn, vị nào không và vì sao, kết cấu, bao bì, mức giá mục tiêu cho kênh của họ, và bước tiếp theo họ muốn. Không phải ai cũng điền, nhưng người điền thường là người sẽ đặt hàng.

Phản hồi tốt nhất chúng tôi từng mong là phản hồi thẳng. Một câu chê cụ thể về độ mặn giúp chúng tôi điều chỉnh cùng đối tác sản xuất. Một lời khen chung chung thì không.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối muốn nếm thử sản phẩm của chúng tôi, hãy liên hệ và cho biết kênh bán cùng quy cách bạn cần. Chúng tôi sẽ dựng bộ mẫu theo đúng những gì bạn cần đánh giá.