Hội chợ thực phẩm: chuẩn bị gì để không lãng phí

Một hội chợ thực phẩm chỉ đáng số tiền bỏ ra khi có bốn thứ chuẩn bị từ trước: mục tiêu viết sẵn, bộ mẫu gọn, lịch hẹn đặt trước, và thư theo dõi gửi trong vài ngày sau khi về. Thiếu một trong bốn, gian hàng đẹp đến đâu cũng thành một chuyến đi tốn kém. Color of Vietnam đang hướng tới xuất khẩu và chưa công bố thị trường nào, nên hội chợ với chúng tôi là nơi nghe người mua nói, không phải nơi ký hợp đồng. Bài này kể cách chúng tôi chuẩn bị, dành cho đối tác muốn hiểu chúng tôi làm việc ra sao và cho đồng nghiệp sẽ đứng ở gian hàng.

Mục tiêu viết sẵn trên một trang

Trước khi đặt gian hàng, chúng tôi viết một trang: hội chợ này để trả lời câu hỏi gì. Có mặt không phải là mục tiêu. Chụp ảnh không phải là mục tiêu. Ba câu hỏi thường gặp của chúng tôi:

• Người mua ở khu vực này hỏi về chứng nhận nào trước: Halal, ISO 22000 hay đăng ký FDA?
• Cỡ gói nào được cầm lên nhiều nhất: thanh lẻ, hộp nhiều thanh, hay hũ snack?
• Câu chuyện Ô ăn quan trên hũ Let's PLAY có tự nói được với người chưa biết trò chơi này không?

Mỗi câu hỏi cần một cách ghi nhận. Ví dụ với câu thứ hai, người trực gian hàng đánh dấu vào phiếu mỗi khi khách cầm một cỡ gói lên. Không cần phần mềm. Cần thói quen.

Bộ mẫu: ít nhưng đúng

Chúng tôi có 20 sản phẩm và không mang cả 20. Bộ mẫu chọn theo câu hỏi ở trên. Nếu câu hỏi là về cỡ gói, mỗi nhãn mang một sản phẩm đại diện với đủ các cỡ. Nếu câu hỏi là về vị, mang nhiều vị của một nhãn.

Bộ mẫu ở gian hàng gồm:

• Sản phẩm để nếm, cắt nhỏ, thay mới liên tục, có ghi tên vị.
• Sản phẩm nguyên bao bì để cầm, đọc nhãn và chụp.
• Một hũ Cheese Ball hoặc Maize Ball mở nắp để chơi thử Ô ăn quan ngay tại bàn.
• Bảng thông tin một trang cho mỗi sản phẩm: thành phần, quy cách đóng gói, hạn dùng, cách bảo quản, chứng nhận của hệ thống nhà máy đối tác.
• Vài bộ mẫu đóng sẵn để tặng người mua nghiêm túc, kèm phiếu ghi tên và thông tin liên hệ.

Bảng thông tin quan trọng hơn tờ rơi đẹp. Người mua chuyên nghiệp đọc thành phần và quy cách trước, đọc câu chuyện sau.

Lịch hẹn đặt trước

Khách ghé gian hàng tình cờ là may. Khách hẹn trước là kế hoạch. Vài tuần trước hội chợ, chúng tôi xem danh sách người mua đã đăng ký, chọn những người có ngành hàng hợp với nhóm sản phẩm của mình, và gửi một thư ngắn: chúng tôi là ai, mang gì, muốn hỏi gì, xin mười lăm phút vào giờ nào. Không phải ai cũng trả lời. Nhưng vài cuộc hẹn chắc chắn thường đáng giá hơn cả ngày đứng đợi.

Với mỗi cuộc hẹn, người đi hội chợ có một phiếu: tên, công ty, kênh bán, họ hỏi gì, mình hứa gì, bước tiếp theo. Phiếu điền ngay sau cuộc gặp, không để đến tối. Tối ở hội chợ ai cũng mệt và trí nhớ trộn hết các cuộc gặp vào nhau.

Thư theo dõi trong vài ngày

Phần lãng phí nhiều nhất của hội chợ không nằm ở gian hàng mà ở tuần sau đó. Danh thiếp nằm trong túi, lời hứa gửi bảng giá trôi đi. Cách chúng tôi làm: ngày đầu tiên sau khi về, mọi phiếu được gõ vào một bảng theo dõi. Trong vài ngày tiếp theo, mỗi người mua nhận một email ngắn nhắc lại cuộc gặp, kèm đúng thứ đã hứa, và một câu hỏi để tiếp tục câu chuyện.

Đúng thứ đã hứa nghĩa là nếu hứa bảng thông tin sản phẩm thì gửi bảng đó, không gửi thêm mười thứ khác. Người mua sẽ nhớ ai làm đúng lời.

Ví dụ: chuẩn bị góc Ô ăn quan

Khi chuẩn bị một gian hàng, chúng tôi từng bàn xem có nên bỏ trò chơi khỏi gian hàng vì sợ người mua nước ngoài không hiểu. Cuối cùng chúng tôi giữ, nhưng đổi cách trình bày: một bàn ô nhỏ vẽ sẵn, hũ Cheese Ball mở nắp, viên snack làm quân, và một tấm thẻ giải thích luật chơi trong vài dòng. Câu hỏi ghi trên phiếu rất đơn giản: khách có chơi thử không, và có hỏi mua cả bộ hũ không. Nếu câu trả lời là không, đó cũng là thông tin. Chúng tôi thà biết ở gian hàng còn hơn biết sau khi in nhãn cho một thị trường mới.

Vài tuần sau hội chợ, chúng tôi ngồi lại với trang mục tiêu ban đầu và trả lời từng câu. Câu nào trả lời được thì đưa vào kế hoạch sản phẩm và tài liệu chào hàng. Câu nào chưa thì ghi lại cho hội chợ sau. Cách này giúp mỗi chuyến đi đều có thứ mang về, kể cả khi không có đơn hàng nào được ký.

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hay nhà phân phối muốn hẹn gặp chúng tôi ở một hội chợ sắp tới, hãy liên hệ qua trang Liên hệ. Nếu bạn muốn là người đứng ở gian hàng đó, vị trí Marketing Leader đang tuyển ở Hà Nội.