Chúng tôi làm việc với cơ sở đối tác thế nào

Color of Vietnam không có dây chuyền riêng. Sản phẩm của bốn nhãn được làm tại hệ thống nhà máy đối tác ở khu công nghiệp Thạch Thất – Quốc Oai, Hà Nội. Cách chúng tôi làm việc với đối tác gói trong bốn thứ: phân vai rõ ràng, một bảng quy cách làm chuẩn chung, lô thử có phiếu yêu cầu và biên bản, và một bộ hồ sơ QA (quality assurance, đảm bảo chất lượng) đi kèm mỗi lô sản xuất.

Ai giữ việc gì

Việc đầu tiên khi bắt đầu với một cơ sở đối tác là thống nhất phân vai. Không phải vì thiếu tin nhau, mà vì mọi rắc rối về sau đều bắt đầu từ chỗ hai bên cùng nghĩ việc đó là của bên kia.

• Chúng tôi giữ: công thức, bảng quy cách, thương hiệu, thiết kế bao bì, kế hoạch sản phẩm, và quyết định cuối cùng đạt hay không đạt.
• Đối tác giữ: dây chuyền, con người vận hành, kiểm soát chất lượng tại xưởng, hồ sơ sản xuất, và điều kiện vệ sinh theo các chứng nhận họ đang có, gồm ISO 22000:2018, Halal và đăng ký cơ sở với FDA Hoa Kỳ.
• Cùng làm: mua nguyên liệu chính, thử mẫu, xử lý sự cố, và bảng theo dõi chung.

Bảng quy cách là chuẩn chung

Bảng quy cách (spec sheet) là tài liệu quan trọng nhất giữa chúng tôi và đối tác. Mỗi sản phẩm có một bản, ghi nguyên liệu và tỷ lệ, thông số quá trình cần giữ, ngoại quan, kích thước và trọng lượng cho phép, chỉ tiêu độ ẩm, bao bì, cách đóng thùng và hạn dùng. Bản này có số phiên bản. Bất kỳ thay đổi nào, dù chỉ là đổi loại màng gói, đều lên phiên bản mới và được cả hai bên ký nhận.

Lý do phải cứng như vậy rất đơn giản. Khi một lô có vấn đề, hai bên cần một bản để cùng đối chiếu, thay vì mỗi bên nhớ một kiểu.

Lô thử: có phiếu yêu cầu, có biên bản

Mọi thay đổi về công thức hay quá trình đều đi qua lô thử trước, theo đúng giá trị Thử nhỏ. Lô thử ở chỗ chúng tôi có hai giấy tờ:

• Phiếu yêu cầu, do người làm R&D của chúng tôi viết trước khi thử: mục tiêu của lô, thứ thay đổi so với lần trước, thứ giữ nguyên, số lượng cần, và cách đánh giá kết quả.
• Biên bản lô thử, do đối tác ghi trong lúc chạy: thông số thực tế, điều bất thường, ảnh chụp, và nhận xét của người đứng máy.

Hai giấy tờ này gặp nhau trong bảng theo dõi chung. Không có phiếu yêu cầu thì lô thử dễ trôi thành thử cho biết. Không có biên bản thì kết quả tốt cũng không lặp lại được, vì không ai biết hôm đó máy chạy ở thông số nào.

Hồ sơ QA cho mỗi lô sản xuất

Khi sản phẩm đã vào sản xuất, mỗi lô đi kèm một bộ hồ sơ mà chúng tôi nhận trước khi hàng rời kho đối tác. Bộ hồ sơ này gồm biên bản lô, phiếu kiểm tra trọng lượng và độ kín gói, nhật ký dò kim loại, COA (certificate of analysis, phiếu kết quả phân tích) của nguyên liệu chính, và xác nhận mẫu lưu đã cất.

Chúng tôi không đọc bộ hồ sơ này để tìm lỗi của đối tác. Chúng tôi đọc để biết lô này có đúng bảng quy cách không, và để khi một nhà nhập khẩu hỏi về một lô cụ thể, câu trả lời có sẵn trong vòng một buổi.

Một ví dụ: lô Maize Ball đầu tiên sau khi đổi nắp hũ

Gần đây hũ Maize Ball của Let's PLAY đổi sang một loại nắp mới để đóng chặt hơn. Việc này nghe nhỏ, nhưng nắp mới nghĩa là máy đóng nắp phải chỉnh lực vặn, và bảng quy cách lên phiên bản mới ở mục bao bì. Chúng tôi viết phiếu yêu cầu cho một lô thử ngắn, chỉ đổi nắp, mọi thứ khác giữ nguyên, và đề nghị đối tác ghi lực vặn thực tế cùng số hũ bị lệch nắp.

Biên bản gửi về cùng ảnh chụp nắp ở ba mức lực. Mức đầu tiên hở nhẹ, mức thứ hai đạt, mức thứ ba làm nứt viền hũ ở vài mẫu. Bảng theo dõi ghi mức thứ hai là chuẩn, bảng quy cách cập nhật con số đó, và lô sản xuất đầu tiên với nắp mới có bộ hồ sơ QA thêm một dòng: lực vặn nắp thực tế. Toàn bộ việc này diễn ra qua email, một cuộc gọi ngắn và một buổi chiều ở xưởng.

Chúng tôi không họp nhiều với đối tác. Nhịp liên lạc bám theo lô: trước lô có phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch sản xuất, trong lô có ảnh và tin nhắn khi bất thường, sau lô có biên bản và hồ sơ, cộng một cuộc gọi cố định để rà những việc còn mở.

Cách làm này không hoàn hảo, nhưng nó giữ cho một đội nhỏ ở Hà Nội và một xưởng ở Thạch Thất – Quốc Oai nhìn cùng một bảng, nói cùng một số phiên bản, và đến cùng với mỗi lô.

Nếu bạn muốn làm công việc viết phiếu yêu cầu và đọc biên bản lô, hãy xem vị trí Fresher Product R&D đang mở của chúng tôi. Nếu bạn là cơ sở sản xuất hoặc người mua muốn hiểu thêm về cách chúng tôi kiểm soát chất lượng, hãy liên hệ qua trang Liên hệ.