Nói điều chưa chắc: cách báo điều mình chưa rõ

Ở Color of Vietnam, khi chưa chắc, chúng tôi nói là chưa chắc. Câu nói đó luôn có ba phần: điều đã biết, điều chưa biết, và bao giờ sẽ biết. Ba phần này biến một câu tôi không rõ thành một lời hứa có hạn, nên đội không bị chậm mà lòng tin không bị hao. Bài này viết cho ứng viên, nhất là người mới đi làm, vì thói quen này khó nhất ở những tháng đầu, khi ai cũng muốn tỏ ra là mình biết.

Vì sao người mới hay đoán

Người mới có hai nỗi sợ: sợ bị coi là không biết, và sợ làm chậm người khác. Cả hai nỗi sợ cùng đẩy về một hướng: trả lời ngay, trả lời cho tròn, và hy vọng đúng. Phần lớn thời gian thì đúng thật. Nhưng trong ngành thực phẩm, lần đoán sai hiếm hoi có thể nằm trên nhãn, trong email gửi người mua, hay trong bảng quy cách gửi nhà máy đối tác, và ở đó nó tốn nhiều hơn mọi lần đoán đúng cộng lại.

Chúng tôi không muốn người mới hết sợ bằng cách biết hết. Không ai biết hết. Chúng tôi muốn có một cách nói chưa chắc mà không mất mặt và không mất nhịp.

Câu ba phần

Cách nói của chúng tôi đơn giản:

• Điều đã biết: nói phần chắc trước, để người hỏi có ngay thứ dùng được.
• Điều chưa biết: nói rõ phần nào mình chưa chắc, và vì sao, không vòng vo.
• Bao giờ biết: hẹn một thời điểm cụ thể, và nói ai sẽ xác nhận.

Một câu đầy đủ trong nội bộ nghe thế này: thanh hạt vị nam việt quất dùng chung công thức nền với vị hạt điều, phần đó chắc; tôi chưa chắc dòng dị ứng có cần thêm gì vì nam việt quất sấy, để tôi hỏi nhà máy đối tác và trả lời trước chiều mai. Câu này dài hơn một chữ có. Nhưng ai nghe cũng biết việc tiếp theo là gì.

Ví dụ: một câu hỏi từ người mua

Một nhà phân phối hỏi về bánh gạo Let's PLAY: dây chuyền làm bánh gạo có dùng chung thiết bị với sản phẩm có đậu phộng không. Đây là câu hỏi về dị ứng, và người phụ trách hôm đó không có câu trả lời chắc trong đầu. Cách dễ nhất là trả lời không, vì công thức bánh gạo không có đậu phộng. Nhưng công thức và dây chuyền là hai chuyện khác nhau.

Người phụ trách trả lời theo ba phần: công thức bánh gạo không có đậu phộng, đó là phần chắc; việc dùng chung thiết bị cần xác nhận với hệ thống nhà máy đối tác, vì đậu phộng có trong một số thanh khác của chúng tôi; sẽ trả lời bằng văn bản trong ngày làm việc tiếp theo. Câu trả lời của nhà máy đến ngay hôm sau và được gửi đi nguyên văn. Nhà phân phối không nhận được câu trả lời nhanh nhất. Họ nhận được câu trả lời có thể đưa vào hồ sơ của mình.

Chưa chắc nhưng không chậm

Nói chưa chắc không có nghĩa là dừng lại chờ. Vài cách để đội vẫn chạy:

• Tách phần chắc để làm ngay. Thiết kế bao bì có thể tiếp tục trong khi một dòng dị ứng đang chờ xác nhận, chỉ cần dòng đó được đánh dấu.
• Ghi điều chưa chắc vào bảng theo dõi, có người phụ trách và hạn. Câu hỏi không nằm trong đầu ai cả.
• Hẹn thời điểm ngắn. Phần lớn điều chưa chắc ở công ty nhỏ có thể xác nhận trong một ngày, nếu hỏi đúng người.
• Đóng vòng: khi biết rồi, báo lại cho đúng những người đã nghe câu chưa chắc, kể cả khi câu trả lời là điều ai cũng đoán được.

Điểm cuối hay bị bỏ qua. Người hỏi đã nhận một lời hứa. Trả lời đúng hạn là cách rẻ nhất để lần sau họ tin câu chưa chắc của bạn.

Vì sao đây là văn hoá, không phải quy trình

Giá trị Nói thật của chúng tôi hay được hiểu là không nói dối. Nghĩa đầy đủ hơn là không nói chắc điều mình chưa chắc. Trong buổi duyệt mẫu, trong email với người mua, trong bảng quy cách gửi nhà máy đối tác, câu chưa chắc nói ra sớm luôn rẻ hơn câu chắc nói sai. Người sáng lập cũng nói câu ba phần như mọi người, và đó là cách người mới thấy rằng nói chưa chắc không làm ai nhỏ đi.

Nếu bạn là người mới đi làm và muốn một nơi mà chưa chắc được nói ra thoải mái, hãy xem vị trí Fresher Product R&D (FMCG) trên trang Tuyển dụng. Nếu bạn là đối tác và từng nhận một câu chưa chắc từ chúng tôi, bạn biết phần tiếp theo là gì: một câu trả lời đúng hạn.