Phản hồi thẳng vào việc

Phản hồi ở Color of Vietnam nhắm vào việc, không nhắm vào người. Một nhận xét tốt chỉ ra đúng chỗ cần sửa, nói vì sao, đề xuất một hướng, rồi để người làm quyết định. Cách này không mềm hơn hay cứng hơn cách khác. Nó chỉ cụ thể hơn, và vì cụ thể nên dễ nhận, dễ làm theo. Bài này kể cách chúng tôi đưa và xin phản hồi hằng ngày, dành cho những ai đang cân nhắc vào đội.

Phản hồi vào việc nghĩa là gì

Có hai câu nói về cùng một bản nháp. Câu thứ nhất: bản này chưa ổn, làm lại nhé. Câu thứ hai: dòng thứ ba ghi độ ẩm mà không có khoảng chấp nhận, nhà máy đối tác sẽ không biết thế nào là đạt, thêm khoảng vào là dùng được. Câu thứ nhất nói về cảm giác của người nhận xét. Câu thứ hai nói về bản nháp.

Phản hồi vào việc có ba phần, theo đúng thứ tự:

• Chỗ nào: chỉ đúng dòng, đúng mẫu, đúng câu, không nói chung chung.
• Vì sao: điều gì sẽ xảy ra nếu để nguyên. Người nhận hiểu vì sao thì lần sau tự tránh được.
• Hướng nào: một đề xuất, không phải mệnh lệnh. Người làm có thể có cách tốt hơn.

Phần thiếu thường xuyên nhất là phần vì sao. Không có nó, phản hồi trở thành ý thích cá nhân, và người nhận chỉ học được cách chiều người nhận xét.

Cách chúng tôi đưa phản hồi

Ở đội nhỏ, ai cũng vừa làm vừa nhận xét việc của người khác, kể cả người sáng lập. Vài thói quen chúng tôi giữ:

• Nhận xét sớm, khi bản nháp còn là nháp. Sửa một trang tóm tắt dễ hơn sửa một bản in.
• Nhận xét bằng chữ trước khi nói, nếu việc phức tạp. Chữ buộc người nhận xét phải cụ thể.
• Tách điều bắt buộc khỏi điều nên. Bắt buộc là sai sự thật, sai quy cách, thiếu thông tin luật yêu cầu. Nên là gọn hơn, hay hơn. Người nhận cần biết cái nào là cái nào.
• Nói điều đã tốt, cũng cụ thể như điều cần sửa. Không phải để làm dịu, mà để người làm biết giữ cái gì.

Chúng tôi tránh hai kiểu. Kiểu thứ nhất là khen chung rồi chê chung, không ai biết phải làm gì. Kiểu thứ hai là sửa thẳng vào bản của người khác mà không nói vì sao, người làm không học được gì.

Cách chúng tôi xin phản hồi

Xin phản hồi cũng là một kỹ năng. Câu hỏi bạn thấy sao thường nhận về câu trả lời ổn đấy. Câu hỏi tốt hơn là câu hẹp: dòng về cách bảo quản này đã đủ cho người mua hiểu chưa, hay thứ tự ba mục này đã hợp lý chưa. Người được hỏi trả lời được ngay và trả lời thật.

Người mới vào đội thường ngại xin phản hồi vì sợ bị coi là chưa biết việc. Ở đây thì ngược lại. Người xin phản hồi sớm là người tiết kiệm thời gian cho cả đội, vì bản sửa lần hai luôn rẻ hơn bản sửa lần năm.

Một email gửi nhà máy đối tác

Một đồng nghiệp mới viết bản nháp email đề nghị hệ thống nhà máy đối tác chạy một mẻ thử nhỏ cho viên snack Maize Ball của Let's PLAY với lớp gia vị mới. Bản nháp lịch sự, đúng ý, nhưng có ba chỗ khiến đối tác sẽ phải hỏi lại.

Phản hồi gửi lại gồm đúng ba dòng. Thứ nhất, email chưa ghi lượng mẫu cần, đối tác không biết chạy bao nhiêu để vừa đủ nếm mà không lãng phí, đề xuất ghi số gói mong muốn. Thứ hai, chưa có ngày cần nhận mẫu, đối tác không xếp lịch được, đề xuất ghi ngày và hỏi họ có kịp không. Thứ ba, hai câu hỏi về tỷ lệ gia vị và về nhiệt độ sấy nằm chung một câu, dễ được trả lời một nửa, đề xuất tách thành hai gạch đầu dòng. Kèm theo một dòng: phần mô tả hướng vị viết rất rõ, giữ nguyên.

Đồng nghiệp sửa trong mười phút rồi gửi đi, và đối tác trả lời đủ cả ba ý trong cùng ngày. Không ai nói về việc bản nháp đầu hay hay dở. Chỉ có ba chỗ và ba lý do.

Vì sao cách này hợp với đội nhỏ

Ở đội nhỏ, mỗi người chạm vào nhiều việc và không có lớp quản lý ở giữa để làm mềm lời. Nếu phản hồi nhắm vào người, một câu nặng lời buổi sáng sẽ theo cả tuần. Nếu phản hồi nhắm vào việc, cùng câu đó chỉ là một dòng cần sửa. Đây cũng là cách chúng tôi thực hành giá trị Nói thật: nói đúng chỗ chưa được, nói sớm, và nói kèm lý do.

Nếu bạn muốn làm việc ở nơi nhận xét đến sớm, cụ thể và có lý do, hãy xem vị trí Fresher Product R&D và Marketing Leader trên trang Tuyển dụng của chúng tôi.