Chuỗi cung ứng ở công ty snack: năm việc mỗi tuần

Ở một công ty snack không có nhà máy riêng, người làm chuỗi cung ứng có năm việc lặp lại mỗi tuần: lên kế hoạch nguyên liệu, theo dõi tồn bao bì, giữ lịch sản xuất với hệ thống nhà máy đối tác, đưa thành phẩm về kho rồi tới khách, và giữ hồ sơ cho từng lô. Nghe đơn giản. Cái khó là năm việc này móc vào nhau, và một việc trễ sẽ kéo bốn việc còn lại trễ theo. Bài này dành cho người đang cân nhắc vị trí này ở Color of Vietnam.

Việc thứ nhất: kế hoạch nguyên liệu

Mỗi tuần bắt đầu bằng ba câu hỏi: lịch sản xuất sắp tới cần gì, trong kho còn gì, và nhà cung cấp cần bao lâu để giao. Hạt điều, gạo, ngô, rong biển, cacao, yến mạch, lạc hay nam việt quất khô, mỗi thứ có thời gian giao khác nhau và hạn dùng khác nhau. Người làm kế hoạch phải đặt hàng đủ sớm để không thiếu, nhưng không sớm quá để nguyên liệu nằm kho tới gần hết hạn.

Có một phần ít người để ý: nguyên liệu về rồi vẫn chưa dùng được ngay. Mỗi lô cần COA (phiếu kết quả phân tích) từ nhà cung cấp và đôi khi cần kiểm nghiệm thêm. Thời gian đó phải nằm trong kế hoạch.

Việc thứ hai: tồn bao bì

Bao bì gồm màng, hũ, nắp, nhãn, thùng carton. Mỗi thứ mua theo lượt in với số lượng tối thiểu, nên tồn bao bì thường lớn hơn tồn nguyên liệu và dễ bị quên. Việc hằng tuần là đối chiếu số trên sổ với số đếm thực tế ở kho và ở nhà máy đối tác, vì bao bì hao hụt trên máy là chuyện bình thường.

Khi một nhãn đổi thiết kế, người làm chuỗi cung ứng là người tính xem bản cũ còn bao nhiêu, dùng hết trong mấy lượt chạy, và bản mới cần đặt in từ khi nào để hai bản không chồng lên nhau hay hụt giữa chừng.

Việc thứ ba: lịch sản xuất với nhà máy đối tác

Chúng tôi sản xuất tại hệ thống nhà máy đối tác, nên lịch chạy là lịch của họ. Việc của chúng tôi là đăng ký lượt chạy sớm, xác nhận nguyên liệu và bao bì đã có mặt trước ngày chạy, gửi bảng quy cách đúng phiên bản, và có mặt ở nhà máy khi chạy mẻ mới hoặc đổi vị.

Việc này cần một thói quen: gọi trước, không đợi. Một lượt chạy bị lùi vài ngày vì thiếu một cuộn màng là lỗi hoàn toàn tránh được, và người làm chuỗi cung ứng là người duy nhất nhìn thấy đủ cả ba phía để tránh nó.

Việc thứ tư: dòng thành phẩm

Hàng chạy xong về kho phải được kiểm đếm, đối chiếu với phiếu giao, xếp theo lô và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Kho snack cần khô, mát, không nắng chiếu trực tiếp, và thùng dưới cùng không bị đè móp. Từ kho, hàng đi tới nhà phân phối, tới khách, hoặc thành bộ mẫu gửi đối tác đang xem xét.

Một phần thú vị của việc này là gửi mẫu. Bộ mẫu cho một nhà mua hàng cần đúng vị, đúng lô còn hạn dài, kèm bảng quy cách và được đóng gói để đi xa không vỡ. Mẫu tới nơi bị mềm hay bị vỡ là mất một cơ hội mà không ai nói cho mình biết.

Việc thứ năm: hồ sơ

Mỗi lô có một bộ hồ sơ: COA nguyên liệu, phiếu nhập xuất, biên bản chạy máy, kết quả kiểm nghiệm thành phẩm, mẫu lưu. Người làm chuỗi cung ứng giữ các hồ sơ này gọn để khi cần truy xuất một lô, trả lời được trong một buổi chứ không phải một tuần.

Ngoài hồ sơ theo lô còn có hồ sơ theo cơ sở: chứng nhận ISO 22000:2018 của hệ thống nhà máy đối tác đang trong quá trình gia hạn, chứng nhận Halal, đăng ký cơ sở thực phẩm với FDA Hoa Kỳ. Người làm chuỗi cung ứng theo dõi hiệu lực của từng hồ sơ và nhắc trước khi hết hạn, vì người mua hàng bao giờ cũng hỏi.

Một tuần ở Color of Vietnam trông thế nào

Với chúng tôi, một tuần điển hình chia thành nhịp:

• Đầu tuần: rà tồn nguyên liệu và bao bì, so với lịch chạy hai tuần tới, đặt hàng những gì sắp thiếu.
• Giữa tuần: gọi hoặc tới hệ thống nhà máy đối tác, xác nhận lượt chạy, xem hàng vừa ra, mang mẫu lưu về.
• Cuối tuần: cập nhật bảng theo dõi, đóng bộ mẫu cần gửi, ghi lại những gì lệch so với kế hoạch và vì sao.

Bảng theo dõi của chúng tôi chỉ là một bảng tính, nhưng nó được cập nhật thật, mỗi tuần. Với vị trí này, giá trị Đến cùng thể hiện ở chỗ rất cụ thể: một việc nhận rồi thì theo tới lúc hàng nằm đúng chỗ, hồ sơ nằm đúng chỗ, chứ không dừng ở lúc đã gửi email.

Nếu bạn thích công việc có nhịp rõ, thích những con số khớp nhau và muốn nhìn thấy sản phẩm mình lo từ bao nguyên liệu tới gói snack trên kệ, hãy xem các vị trí đang tuyển của chúng tôi hoặc gửi hồ sơ ứng tuyển tự do.